Toplantı kapsamında ilk olarak gönüllülere kampanya ve gönüllülük hakkında bilgi verildi ve birlikte ne gibi faaliyetler yürütüleceği hakkında fikir alışverişinde bulunuldu. Daha sonra gönüllüler Kırklareli Valiliği İl Afet ve Acil Durum Müdürlüğünden beklentilerini ifade ettiler.

Toplantının ikinci aşamasında gönüllülüğü yaygınlaştırmak için atılması gereken adımlar hakkında görüşüldü. Gönüllülerden öneriler alındı. Gerçekleştirilen toplantı sonrası gönüllülere arama ve kurtarma çalışmalarında kullanılan araç ve malzemelerin tanıtımı yapıldı. Daha sonra tanıtılan malzemelerin hangi durumlarda kullanılacağı detaylı bir şekilde anlatıldı.